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国际关系学院研究生档案管理办法

作者:      来源:      时间:2014-08-28 11:16:15      点击:1176 次

200811月制订)

     为实现我校研究生档案管理工作的科学化、规范化,不断提高研究生档案工作的管理水平和服务水平,根据《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号),特制定本管理办法。

一、归档范围

1研究生入学前原始档案;

2入学体检表;

3攻读硕士学位研究生录取登记表;

4研究生入学登记表;

5研究生在校学习期间的奖惩材料;

6研究生成绩单;

7导师评语、论文答辩报告书、学位授予决定;

8党团组织材料;

9毕业生登记表;

10干部档案转递单;

11毕业生就业报到证存根;

12其他有关材料。

二、档案管理人员职责

1研究生档案实行专人负责,集中统一管理;

2在研究生管理工作中形成的各项归档材料,应由相关人员及时送交研究生部档案管理人员,档案管理人员应及时整理和归档;

3研究生部档案管理人员应坚持依法办事、严密保管,确保研究生档案的完整与安全;

4研究生部档案管理人员应严格按照规定,履行档案的接收、转递、查询和借阅等手续,具体规定见下文;

5研究生档案材料统一使用16开或A4规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水书写,不得使用复写纸复写。

三、档案的接收与转递

(一)新生档案的接收

1研招办负责接收新生原始档案,并陆续移交给党总支负责政审的同志,待政审合格后,由负责政审的同志一并移交给研究生部档案管理人员;

2研究生部档案管理人员接收新生档案时,须办理相关移交登记手续;

3研究生报到一个月后未收到档案或档案材料不完整的,档案管理人员要及时通知本人并函告有关单位及时催调。

(二)毕业生档案的转递

1毕业生凡已落实就业单位的,档案管理人员应及时将档案转递给就业单位,就业单位无人事管理权的,将档案转递给所在地人才服务中心托管;毕业生凡未落实就业单位的,交生源所在地人才服务中心托管,或经本人申请并签订协议后档案可在研究生部无偿保管半年;

2定向、委培研究生在校期间发生的归档材料在其毕业后统一寄往其入学前档案保管单位;

3经批准予以退学的研究生,入学前为在职人员的,其在校期间发生的归档材料统一转递给入学前档案保管单位;已就业的人员,档案转递给其就业单位,就业单位无人事管理权的,档案转递给所在地人才服务中心托管;未就业的人员,其档案退回生源所在地人才交流中心托管;

4在校研究生因考博提前调档,经出具调档函后由档案管理人员转递给调档单位;

5研究生档案应按有关规定严格包封所有档案材料,加盖密封章,并通过机要交通渠道寄出;

6遇特殊情况无法进行档案材料正常转递的,须出具单位调档证明和个人申请,经研究生部领导批准,可采取其他方式进行转递。

四、档案的查询与借阅

(一)查阅档案须按以下规定严格履行审批、登记手续。

1凡本单位符合查阅研究生档案条件的人员,须填写《研究生部查阅学生档案审批单》,报研究生部领导批准;

2凡外单位查阅研究生档案,须出示单位介绍信和本人有效证件,填写《研究生部查阅学生档案审批单》,报研究生部领导批准;

3凡外单位调阅研究生档案,须出具调档函,经研究生部领导批准后通过机要交通渠道转递给调档单位;

4研究生本人确需查阅本人档案的,须本人申请,经研究生部领导批准后由档案管理人员代为查阅;

5查阅研究生档案应在档案室内进行,档案查阅时,档案管理人员不得离岗。

(二)借出使用的档案必须限期归还,严禁转借他人、严禁向他人提供档案信息。

(三)查阅、调阅研究生档案必须严格遵守保密制度和阅档规定;严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;不得擅自拍摄复制档案内容。确因工作需要或特殊情况需从档案中取证的,必须经研究生部领导批准。

        五、本管理办法自公布之日起实施,由国际关系学院研究生部负责解释。